【チェックリスト付き!】司法書士が教える土地の名義変更の必要書類

土地を買うとき、貰うとき、相続するとき、忘れずにしなければならないのが、権利移転登記…いわゆる「名義変更」です。

ところがこの名義変更、申請書と免許証さえ役所に持って行けばできるわけではありません。

名義変更の種類に応じて必要書類が法律で定められており、権利書やら何やら、普段お目に掛からない書類を自分で集める必要があるのです。

このように言うと、

”そもそも権利書ってなに?”

”ウチのケースだとどんな書類が必要なの?”

”何がなんやらサッパリ分からん”

”自分でもできるかな?”

などなど、不安になる方もおられるかも知れません。

そこでこの記事では、司法書士の依頼でもよくある、売買・贈与・相続、さらに厳密には権利移転ではありませんが密接に関連する住所変更も含めて、名義変更のために必要な書類についてケース別にチェックリストを用いて解説しています。土地の名義変更が必要な方にとって参考になればと思います。

1章 ケース別!不動産の名義変更に必要な書類

それではさっそく、名義変更の必要書類についてケース別に見ていきましょう。
チェックリスト風にまとめましたので、ぜひご活用下さい。

1-1 売買による名義変更

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□売買契約書

※自分で作成

代金の領収書が必要な場合あり

□権利書

かつて売主が名義人になった際に法務局が発行している

※権利書の項を参照してください

売主の印鑑証明書

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

発行日から3ヶ月以内の有効期限あり

買主の住民票

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

有効期限なし

□固定資産評価証明書

不動産所在地の市役所・市税事務所の発行窓口

最新年度のものを用意

ひとこと解説

当たり前と言えば当たり前の話ですが…物を得る代わりに、代金を支払う契約のことを売買契約と言います。契約書に「代金の支払いと引換に権利が移転する」という特約があれば、代金支払いの事実を立証するために代金の領収書も付けましょう

1-2 贈与による名義変更

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□贈与契約書

※自分で作成

①誰が(あげる人)
②誰に(もらう人)
③いつ(贈与契約の年月日)
④何を(対象不動産)
⑤どうするのか(贈与する)
この5ポイントを押さえて作成されていればOKです

□権利書

かつて売主が名義人になった際に法務局が発行している

※権利書の項を参照してください

あげる人印鑑証明書

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

発行日から3ヶ月以内の有効期限あり

もらう人住民票

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

有効期限なし

□固定資産評価証明書

不動産所在地の市役所・市税事務所の発行窓口

最新年度のものを用意

ひとこと解説

物は得るけど、代金の支払いが無い契約。要するにタダであげる・もらうことです。売買の場合とほぼ同じ書類が必要となります。

1-3 相続による名義変更(相続登記)

1-3-1 法定相続分どおりに相続する場合

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□相続する全員の住民票

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

・有効期限なし
本籍地の記載まで必要

□固定資産評価証明書

不動産所在地の市役所・市税事務所の発行窓口

最新年度のものを用意

□戸籍類一式

本籍所在地の市役所・区役所・役場の発行窓口

有効期限なし

ひとこと解説
法律上、一応の目安として定められた相続割合を「法定相続分」と呼びます。

1-3-2 遺言書がある場合

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□相続する全員の住民票

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

・有効期限なし

本籍地の記載まで必要

□固定資産評価証明書

不動産所在地の市役所・市税事務所の発行窓口

最新年度のものを用意

□戸籍類一式

本籍所在地の市役所・区役所・役場の発行窓口

有効期限なし

□遺言書

公正証書遺言の場合、遺言書の正本・謄本が公証役場から渡されます(紛失しても、謄本の再発行が可能)

・自筆証書遺言の場合は「検認」という手続きが必要
・公正証書遺言の場合、正本・謄本どちらでも使用可能

ひとこと解説
遺言書によって、法定相続分と異なる割合で相続割合が定められている場合、相続登記のセットに遺言書を追加して名義変更を行います。

1-3-3 遺産分割協議を行った場合

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□相続する全員の住民票

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

・有効期限なし

本籍地の記載まで必要

□固定資産評価証明書

不動産所在地の市役所・市税事務所の発行窓口

最新年度のものを用意

□戸籍類一式

本籍所在地の市役所・区役所・役場の発行窓口

有効期限なし

□遺産分割協議書

※自分で作成

相続人「全員」が「実印」を押す必要がある

□相続人全員の印鑑証明書

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

・有効期限なし
・相続人全員分が必要

ひとこと解説
相続人の話し合いで相続割合を決定した場合、その話し合いの内容を「遺産分割協議書」という正式な書類にした上で、相続人全員が実印で押印。更に全員分の印鑑証明書を付けて名義変更を行います。

1-3-4 必要となる戸籍について

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

被相続人の…

□出生から死亡までの戸籍謄本

相続人が誰によるかで大きく変わるため、こちらの記事で詳しく解説しています

□戸籍の附票

登記簿上住所地から現在の住所まで移動の経歴が追えればOK

相続人全員の…

住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

複数の相続人が1つの戸籍に入っている場合、1通でOK

ひとこと解説

相続による名義変更を自分でしようと思った時に最大の関門になるのが、戸籍収集です。
ここはかなり専門性が高く、分量も多いので、相続手続き専門の記事にて詳しく解説します。

 (【保存版】司法書士がわかりやすく解説する不動産の相続登記の手順と方法)

1-3-5 住所の変更をする

書類チェックリスト

書類名

発行機関

備考・注意点

□住民票or戸籍の附票

・住民票の場合は住所地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口
・戸籍附票の場合は本籍地を管轄する市役所・区役所・役場の窓口

・有効期限なし
・どちらかと言えば、戸籍の附票を用意する方がオススメです

ひとこと解説
これは今までの話と異なり、不動産の権利が移転した訳ではありません。売買・贈与による名義変更の際に、売主・あげる人の登記簿に記載されている住所と現住所が異なる場合に申請する変更です。

2章 各書類の注意点と集め方

2-1 印鑑証明書

ひとこと解説

かの織田信長が天下布武のハンコを使い始めて以来、日本人にとってハンコは非常になじみ深いものです。そのハンコのうち、役所に登録しているハンコを「実印」と呼び、そのハンコの印影と登録者の氏名・住所・生年月日などが載った証明書が発行されます。その証明書が「印鑑証明書」です。

必要なケース

ケース

要否

用意する人

=申請書に実印を押す人

売買による名義変更

売主

贈与による名義変更

あげる人

相続による名義変更
(法定相続どおりの場合)

×

 

相続による名義変更
(遺言書がある場合)

×

 

相続による名義変更
(遺産分割協議をした場合)

相続人全員

住所変更の場合

×

 

POINT

チェックポイント!

Check1:発行から3ヶ月以内という有効期限がある

 →他の書類を集めている間に期限が切れてしまった…ということも。

Check2:印鑑証明書に載っている住所と登記簿に載っている住所が一致しなければならない。

 →もしも違うなら、前提として住所変更の登記を申請しましょう

発行機関

 ご存知の通り、お住まいの地域を担当する市役所・区役所の発行窓口で発行してくれます。最近は無人の発行機も用意されているようです。 
マイナンバー登録をしている場合、一応コンビニでも取得可能。
…ですが、コンビニのコピー機や用紙では、偽造防止の「透かし」を入れることができず、法務局が嫌がる傾向にあります。もちろん使えることには使えるのですが、役所の発行窓口で正規品を手に入れた方が、より万全になるかと思います。

2-2 固定資産評価証明書

ひとこと解説

毎年払っている固定資産税。この税金を算出するため、市町村が独自のルールではじき出したのが、不動産の「固定資産評価額」です。
その固定資産評価額や、「固定資産税課税標準額」やら「都市計画税課税標準額」が載っている証明書が「固定資産評価証明書」です。
なお、どんなフォーマットか、各項目がどんな表記になっているかは発行する市町村ごとに異なる部分もあります。

必要なケース

ケース

要否

取得できる人

売買による名義変更

売主or売主から委任を受けた人

贈与による名義変更

あげる人or売主から委任を受けた人

相続による名義変更
(法定相続どおりの場合)

相続人or相続人から委任を受けた人

相続による名義変更
(遺言書がある場合)

相続人or相続人から委任を受けた人

相続による名義変更
(遺産分割協議をした場合)

相続人or相続人から委任を受けた人

住所変更の場合

×

 

POINT

チェックポイント!

Check1:名義変更しようと思っている不動産が、きちんと掲載されているか?

Check2:「評価額」あるいは単に「価格」と題された金額をチェック

 →「固定資産税課税標準額」やら、「都市計画税課税標準額」やら、そこは見なくていいです。
課税のために市町村が更に計算しなおした金額であり、不動産の評価額ソノモノではありません。

Check3:最新年度のものを用意しているか?

 →不動産価格の証明書には、印鑑証明書のように「発行から○ヶ月以内」というような期限は存在しません。しませんが…。評価額は毎年4月に改定されるものです。なので名義変更にあたっては、今現在の評価額を証明するため、必ず最新年度のものを用意する必要があります。
例えば平成29年4月に名義変更する場合、改定されたばかりの平成29年度版の証明書を用意します。では、平成30年3月に名義変更を行う場合はどうでしょうか?3月の段階では、まだ平成30年度の評価証明書は作成されていません。存在する最新の証明書は29年度のものです。よって平成30年3月に名義変更する場合、平成29年度の評価証明書を用意します。ややこしいですが、お間違えないように!

発行機関

 不動産所在地の市役所等が発行してくれます。政令指定都市になると、市役所・区役所ではなく、市税事務所が管理していることも。
住民票や印鑑証明書は「人」についての情報が載っているので、住んでいるところの役所が管理。
評価証明書は「不動産」についての情報が載っているの で、不動産があるところの役所が管理。というイメージです。

2-3 権利書/登記識別情報

ひとこと解説

自分以外の誰かが勝手に名義変更することのないように、法務局が登記簿にロックをかけています。そのロックを解除するため、法務局から本人にだけ渡される合鍵のような存在…それが「権利書」です。
「権利書」は、発行された時期により2つの種類に分かれます。
1つは昔ながらの権利書。かつて不動産の名義を取得した際に作った登記申請書や売渡証書に、法務局が赤い大きなハンコを押したものです。ペラペラの和紙で作った申請書や証書に表紙を付けて、1つの冊子に製本してあるのが一般的かと思います。
もう1つは、ネット社会に対応した今風の権利書。一枚の紙で、各不動産ごとに12ケタの暗証番号が載っています(最初はシールなどで目隠しされています)。
正式名称は「登記識別情報通知」なのですが、かつての名残で、こちらも権利書と呼ばれるのが一般的です。
この両者、内容としてはほとんど同じなのですが、発行枚数について大きな違いがあります。
昔ながらの権利書が1つの冊子状に製本されているのに対し、「登記識別情報通知」の場合は1不動産につき1枚発行、1人につき1枚発行されます。
例えば土地1筆と建物1つを夫婦が共有している場合、旦那様に2通(土地1通、建物1通)、奥様に2通(土地1通、建物1通)の合計4通の「登記識別情報通知」が発行されています。

必要なケース

ケース

要否

用意する人

売買による名義変更

売主

贈与による名義変更

あげる人

相続による名義変更
(法定相続どおりの場合)

×

 

相続による名義変更
(遺言書がある場合)

×

 

相続による名義変更
(遺産分割協議をした場合)

×

 

住所変更の場合

×

 

POINT

チェックポイント!

Check1:対象不動産が載っていますか?

 複数の不動産をお持ちの方は、名義変更の対象不動産がきちんと権利書に記載されているか確認しましょう。
昔ながらの権利書の場合、登記申請書や売渡証書の内容をパラパラと見て、「不動産の表示」という箇所をチェックして下さい。
「登記識別情報通知」の場合、紙面の上の方に同じく「不動産の表示」という箇所がありますので、そこをチェックして下さい。

Check2:受付の年月日と受付番号が一致しますか?

 昔ながらの権利書の場合、法務局が押している大きな赤いハンコを見てください。受付の年月日と受付番号、「登記済」の文言が入っているかと思いま す。その日付と番号が、登記簿記載の受付年月日・受付番号と一致するかをチェックして下さい。
「登記識別情報通知」の場合、【受付年月日・受付番号(又は順位番号)】という行がありますので、そこをチェックして下さい。

Check3:「登記識別情報通知」の場合、必要枚数がそろっていますか?

 「登記識別情報通知」の場合、必要な枚数がそろっているかが非常に重要になってきます。
例えば夫婦共有名義の土地1筆を子どもに贈与する場合、旦那様名義の権利書1通。奥様名義の権利書1通が必要になります。
これがもし、奥様名義の権利書が無かったら、奥様の持分についての名義変更ができず、せっかくの贈与が不完全な形で終わってしまいます。
夫婦ならまだしも、多数の関係者が不動産を共有している場合や、不動産の数が多い場合、必要な権利書の通数が多くなり、よりチェックの重要性が高まります。

もし権利書をなくしたら…?

 権利書がない場合、法務局としては、名義変更の申請をしている人が本当に不動産の名義人であるという確証を持てません。
ロック解除のための「合鍵」を持っていないのですから…。成りすましじゃないの?という疑いを持たれてもある意味仕方ありません。
そこでこの場合、「事前通知」という制度を使うか、司法書士に頼んで「本人確認情報」という書類を作ってもらうことになります。
どちらを選択しても大丈夫なのですが、本人確認情報を作ってもらった方がより確実に名義変更を行えます。

2-4 住民票・戸籍の附票

ひとこと解説

市区町村の各住民について、氏名・性別・生年月日・住所・前住所・本籍地などの情報を記載した書類が住民票です。引越しをした際は転入・転出届を出すことで住民票を移動させます。
また、住民票を移動させると本籍所在地の役所に連絡が行き、移動の履歴が一覧状態で保管されることになるのですが、この履歴一覧が「戸籍の附票」です。

 

必要なケース

ケース

要否

用意する人

売買による名義変更

買主

贈与による名義変更

もらう人

相続による名義変更
(法定相続どおりの場合)

相続人

相続による名義変更
(遺言書がある場合)

相続人

相続による名義変更
(遺産分割協議をした場合)

相続人

住所変更の場合

今現在の登記名義人

戸籍の附票がオススメな理由

 住民票に記載される住所の情報として、現住所と前住所の2つが記載されています。
一方、戸籍の附票には、現住所と全ての前住所が記載されています。
なので、情報量が多く、あらゆるケースに対応できる戸籍の附票を用意することをオススメします。

発行機関

 住民票の場合、お住まいの地域を担当する市役所・区役所の発行窓口で発行してくれます。最近は無人の発行機も用意されているようです。
戸籍の附票については、本籍所在地の市役所・区役所の発行窓口で発行してくれます。

2-5 遺言書

遺言書をもつ男性

ひとこと解説

遺言書には大きく分けて2種類が存在します。

1つは公証役場で作成した「公正証書遺言」。
もう1つはドラマなどでもおなじみ、自分の手で作成した「自筆証書遺言」。
この内、自筆証書遺言を付けて名義変更をする場合は、被相続人の本籍地を管轄する家庭裁判所で、「検認」という手続きを踏む必要があります。
これは遺言書の偽造・変造を防止するために行う手続きです。
対して公正証書遺言は、遺言書の原本(元データ)が公証役場で保管されており、偽造・変造の恐れが無いため、検認手続きは不要です

ちなみに、公正証書遺言を作成した際に、公証役場から遺言書の「正本」と「謄本」の2種類を貰いますが、どちらを使用しても大丈夫です
なお「正本」とは「この世に1つしかないコピー」のことで、「謄本」とは「いくらでも複製できるコピー」のことを言います。

2-6 遺産分割協議書

遺産分割協議書サンプル

ひとこと解説

法律で一応の相続割合(法定相続分)が定められているからと言って、それが絶対であるという訳ではありません。
相続人どうしの話し合いにより、各々の相続割合を決定することができます。この話し合いを「遺産分割協議」と言います。
また、話し合いで決定した内容を紙面に落とし込み、後々のトラブルを防止のために作成するのが「遺産分割協議書」です。

POINT

チェックポイント!

Check1:相続人の全員で協議したか?

 例えば遺言書のように、協議書のフォーマットが法律で定められている訳ではありません。
ありませんが…。分割協議を行うに当たっては1つ重要な要件があります。それは、「相続人の全員が協議に参加すること」です。
つまり、誰か1人でも相続人が欠けた状態で分割協議をまとめ上げたとしても、協議は有効に成立せず、従って協議内容は「無効」ということになってしまいます。
仮に相続人の内に疎遠な人がいたとしても、何とか連絡を取って話し合いましょう。

Check2:全員が実印を押してますか?

 協議の有効要件ではないのですが、名義変更に当たっては分割協議書に署名・押印した全ての人の印鑑証明書が要求されます。
そして印鑑証明書を提出して下さいということは、全員実印を押して下さい、ということです。
なので、協議書を使って名義変更を行う際は、「相続人全員が」「実印を押しているか」をチェックする必要があります。

3章 プロに頼むか、自分でやるか

3-1 自分でやると…

メリット
①専門家への報酬ゼロ
 →これに尽きるでしょう。

デメリット
①書類集めがなかなか進まない
 →役所へ出向く、関係者に指示を出す、難しい書類とにらめっこしながらチェックする……
②ミスがあると、原則3日以内に追加書類を提出したり、法務局へわざわざ出向いて修正をする必要がある
 →本人申請の場合、ノーミスで終わることはなかなかありません

3-2 プロに頼むと…

メリット
①仕事が忙しくても、手続きが進んでいく
 →最終的に早く終わります。

②当事者間の調整役・連絡役になってくれる
 →遺産分割や相続の場合に特に有益。
挨拶もしたことが無い疎遠な親戚との連絡役を任せることで精神的なストレスを減らせるのは大きなメリットと言えるでしょう。

デメリット
①報酬が発生する
 →お近くの司法書士事務所のホームページを検索してみましょう。大体の報酬基準が載っているかと思います。
5~7万円が相場だとは思いますが、相続登記の場合は戸籍収集も含めると10万円前後になることもあります。

3-3 プロに任せたほうが良いケースとは

①相続関係が複雑、長い間放ったらかしてる不動産の相続
 →集める戸籍の量が膨大になるため、自分で集め切るのは困難な場合がほとんどです。

②売買や銀行から融資を受ける際など、お金が絡む場合
 →万がイチどころか、億がイチにもミスが許されないため、絶対にプロに任せるべきです。

③権利書を紛失した場合
 →事前通知制度より、司法書士に本人確認情報を作成してもらった方が確実です。

④手間ひま・時間・労力・精神的ストレスを最低限で済ませたい場合
 →普段お仕事をされている方なら誰でも有益でしょう。「ラク」をお金で買うイメージです。

4章 最後に

 今回は名義変更の必要書類について書きましたが、いかがでしたでしょうか?
この記事を読んで、書類集めがスムーズにいけば幸いです。
もしくは、プロに頼むか自分でやるかの分水嶺となった方もいるかも知れません。
どちらにせよ、名義変更をする際、この記事がお役に立てばと思っています。

ここまでお読み頂き、ありがとうございました。

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